أنظمة إدارة الوثائق لدعم أعمال المؤسسات في الإمارات

التخزين المشترك يحفظ الملف. نظام الوثائق يحفظ الملف مع إصداره وحقوله التعريفية وصلاحيته وتاريخ انتهائه وسجل اعتماده. الفرق العملي أن التخزين المشترك لا يستطيع تنبيهك قبل انتهاء رخصة، ولا يحدد أي نسخة سارية.

نصنّف أولًا ثم نرحّل. الوثائق التي لها نسخ متعددة تُعرض على مالكها لتحديد النسخة السارية، والباقي يُحفظ كتاريخ إصدارات. لا نرحّل المجلد كما هو لأن ذلك ينقل الفوضى إلى نظام أغلى.

نعم للملفات النصية وملفات PDF القابلة للبحث. الصور والمستندات الممسوحة تحتاج معالجة تعرّف ضوئي على الحروف لتصبح قابلة للبحث، وندرس ذلك بحسب حجم الأرشيف وجدوى المعالجة.

لكل نوع وثيقة مهلة تنبيه مناسبة لدورة تجديده: الرخصة تحتاج تنبيهًا أبعد من شهادة قصيرة المدة. نضبط التنبيه على مستوى النوع لا الوثيقة الواحدة، ويُرسل لمالك النوع لا لقائمة عامة يتجاهلها الجميع.

المؤسسة، بالرجوع إلى متطلباتها النظامية ومدققيها. نحن ننفّذ السياسة في النظام: مدة الحفظ لكل نوع، ما يُؤرشَف، وما يُتلف. الإتلاف لا يُنفَّذ آليًا بل بقائمة تُعرض للاعتماد.